Bận rộn ảo, làm thế nào để tránh bẫy bận rộn ảo
Chúng ta đang sống trong một thế giới mà mỗi người đều bị kích thích quá mức. Người ta tôn thờ sự bận rộn và nhanh chóng.
Sự tự tôn không chỉ thể hiện qua thành tích của cá nhân mà còn bởi liệu bạn có bận rộn hay không, cảm thấy căng thẳng vì công việc không. Lạ kì là việc bận rộn hơn, cảm thấy căng thẳng vì công việc khiến bạn trông giống người thành công hơn.
Thật tiếc khi nhiều người cứ nghĩ bận rộn là làm việc hiệu quả, còn chậm lại thì đồng nghĩa với lề mề, thiếu năng suất. Chúng ta dường như sợ phải dừng lại để suy nghĩ cho thật kỹ, lúc nào cũng tự ép mình phải tiến lên phía trước. Quan trọng số lượng hơn chất lượng, ra quyết định nhanh hơn là ra quyết định đúng. Cứ thế, ta lao vào guồng quay công việc, cố gắng xử lý mọi thứ càng nhanh càng tốt mà quên mất một điều quan trọng: Liệu những việc này có thực sự đáng làm không?
Nguyên nhân nào dẫn tới vấn đề này?
Tâm lý
Cảm giác cần thiết: Một số người cảm thấy họ phải luôn bận rộn để có giá trị, sợ bị coi là lười biếng hoặc kém cỏi.
Tránh né cảm xúc: Một số người cố tình giữ mình bận rộn để tránh đối diện với lo âu, cô đơn hoặc các vấn đề cá nhân.
Chứng nghiện công việc (workaholism): Một số người có xu hướng làm việc liên tục vì họ cảm thấy thỏa mãn hoặc do áp lực từ bên trong.
Hiệu ứng “FOMO” (Fear of Missing Out): Sợ bị bỏ lỡ cơ hội, sự kiện hoặc thành công của người khác khiến nhiều người tự tạo cảm giác bận rộn.
Xã hội
Văn hóa bận rộn: Xã hội hiện đại thường đề cao những người bận rộn, coi đó là dấu hiệu của thành công và năng suất.
Áp lực xã hội: Khi xung quanh ai cũng tỏ ra bận rộn, một người có thể cảm thấy cần làm điều tương tự để không bị tụt lại.
Công nghệ và truyền thông: Mạng xã hội và công nghệ khiến con người luôn có việc để làm, từ đọc tin tức đến kiểm tra email, khiến ta cảm thấy bận rộn ngay cả khi không thực sự hiệu quả.
Công việc thiếu định hướng: Một số người bị cuốn vào những công việc vụn vặt, không quan trọng nhưng vẫn tạo ra cảm giác bận rộn giả tạo.
Môi trường
Văn hóa làm việc độc hại: Một số công ty coi việc luôn bận rộn là tiêu chí đánh giá năng suất, khiến nhân viên cảm thấy áp lực phải luôn làm việc dù không cần thiết.
Nhiệm vụ không rõ ràng: Khi công việc không có mục tiêu cụ thể, nhân viên dễ bị cuốn vào những công việc không quan trọng nhưng vẫn mất nhiều thời gian.
Họp hành và quy trình rườm rà: Quá nhiều cuộc họp không cần thiết khiến mọi người bận rộn nhưng không tăng năng suất thực sự.
Quá tải thông tin: Liên tục tiếp nhận thông tin từ mạng xã hội, email, tin tức có thể tạo ra cảm giác bận rộn mà không mang lại giá trị thực tế.
Sự gián đoạn liên tục: Thói quen kiểm tra điện thoại, email hoặc tin nhắn thường xuyên khiến công việc bị gián đoạn, mất tập trung và kéo dài thời gian làm việc.
Làm sao để tránh bẫy?
1. Xác định rõ ưu tiên và mục tiêu
✅ Dùng quy tắc 80/20 (Pareto): 80% kết quả thường đến từ 20% công việc quan trọng nhất. Xác định việc gì thực sự quan trọng và tập trung vào nó.
✅ Lập danh sách việc cần làm (To-do list) theo thứ tự ưu tiên: Phân loại công việc theo mức độ quan trọng, tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.
📌 Gợi ý: Dùng phương pháp Eisenhower Matrix để phân loại công việc:
- Quan trọng & khẩn cấp → Làm ngay
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp → Lên kế hoạch
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp → Ủy quyền hoặc làm nhanh
- Không quan trọng & không khẩn cấp → Bỏ qua
2. Loại bỏ công việc không cần thiết
🚫 Hạn chế họp hành không hiệu quả: Nếu một cuộc họp có thể thay thế bằng email hoặc tin nhắn, hãy làm như vậy.
🚫 Đừng cố làm nhiều việc cùng lúc (Multitasking): Làm nhiều việc một lúc có thể khiến bạn mất tập trung và hiệu suất giảm sút.
📌 Gợi ý: Áp dụng phương pháp Pomodoro – làm việc tập trung trong 25 phút, nghỉ 5 phút, giúp tăng hiệu suất.
3. Quản lý thời gian tốt hơn
🕒 Chặn thời gian cho các công việc quan trọng: Đặt lịch rõ ràng cho công việc thực sự quan trọng thay vì để lịch trình bị chi phối bởi những việc không đáng.
📱 Tắt thông báo không cần thiết: Hạn chế kiểm tra mạng xã hội, email liên tục vì chúng làm gián đoạn luồng công việc.
💡 Thiết lập “giờ làm việc sâu”: Ví dụ, mỗi sáng từ 9h-11h không kiểm tra tin nhắn để tập trung làm việc quan trọng.
4. Học cách nói “KHÔNG”
🔴 Đừng ôm đồm quá nhiều việc không cần thiết chỉ vì sợ làm mất lòng người khác.
🔴 Nếu một công việc không giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu, hãy dũng cảm từ chối hoặc tìm cách đơn giản hóa nó.
📌 Gợi ý cách từ chối lịch sự:
- “Hiện tại tôi đang có một số việc quan trọng cần hoàn thành, có thể trao đổi sau không?”
- “Tôi rất muốn giúp, nhưng bây giờ tôi không có đủ thời gian để làm việc đó một cách tốt nhất.”
5. Đánh giá lại và tối ưu hóa mỗi ngày
📊 Cuối ngày, hãy tự hỏi:
- “Hôm nay mình có thực sự làm việc hiệu quả không?”
- “Mình có đang bận rộn chỉ để cảm thấy bận rộn không?”
- “Có công việc nào mình có thể làm nhanh hơn hoặc bỏ đi không?”
📌 Gợi ý: Dành 5-10 phút mỗi tối để tổng kết ngày làm việc và lên kế hoạch cho ngày hôm sau.
